Document Extract NG automatisiert die Verarbeitung eingehender Dokumente – von der Erkennung über die Datenübernahme bis zur Archivierung des Originals. Die Lösung eignet sich nicht nur für einzelne Rechnungen, sondern auch für wiederkehrende Dokumente aus unterschiedlichen Quellen.
Mehr als OCR: Informationen erkennen und zuordnen
Die KI-gestützte Verarbeitung kann Dokumente klassifizieren, relevante Daten extrahieren und sie den passenden Archivfeldern zuordnen. Dazu gehören beispielsweise Rechnungsnummer, Datum, Beträge oder weitere Informationen aus dem jeweiligen Dokumenttyp. Die Originaldatei wird zusammen mit den gewonnenen Metadaten archiviert.
Für unterschiedliche Aufgaben lassen sich Profile anlegen. Sie legen fest, aus welcher Quelle Dokumente kommen, welches KI-Profil verwendet wird, in welchem Archiv und welcher Dokumentenklasse sie abgelegt werden und wie erkannte Daten zugeordnet werden.
Auch bei gemischten Dokumentstapeln
In der Praxis kommen Dokumente selten sortiert an. Gruppen helfen dabei, bei einem gemischten Stapel automatisch das passende Profil auszuwählen. So können unterschiedliche Dokumentarten in einem Eingang verarbeitet werden, ohne dass Anwender jede Datei vorher manuell vorsortieren müssen.
Welche Dokumente und Quellen unterstützt werden
Document Extract NG kann unter anderem mit PDF-Dateien, gescannten Dokumenten, Bildern, Office-Dateien sowie E-Mails inklusive Anhängen arbeiten. Auch handschriftliche Angaben können erkannt und für die weitere Verarbeitung genutzt werden. Wie zuverlässig dies gelingt, hängt von Lesbarkeit, Scanqualität und dem jeweiligen Dokument ab. Dokumente können aus einem lokalen Ordner oder aus angebundenen Quellen wie FTP, SFTP, WebDAV oder SMB übernommen werden.
Damit eignet sich die Lösung beispielsweise für zentrale Eingangsordner, NAS-Freigaben, Scanprozesse oder die Übergabe aus anderen Anwendungen. Nach der Verarbeitung lassen sich Dateien nach definierten Regeln weiterverarbeiten oder in einen Erfolgs- beziehungsweise Fehlerbereich verschieben.
Feld-Mapping statt manueller Übertragung
Erkannte Informationen werden über ein Mapping in die passenden Archivfelder übertragen. Die Zuordnung kann automatisch vorgeschlagen und anschließend angepasst werden. Auch feste Werte, technische Metadaten oder einfache Umformungen lassen sich in die Ablage einbeziehen.
Auch Positionsdaten aus Belegen können ausgelesen und als strukturierte Informationen weiterverarbeitet werden. Über den Workflow Designer NG lassen sich erkannte Kopf- und Positionsdaten beispielsweise an ein ERP-, FiBu- oder weiteres Fachsystem übergeben. So kann aus einem eingehenden Beleg ein durchgängiger Prozess von der Erkennung über die Archivierung bis zur Systemübergabe entstehen.
So entsteht aus einem eingehenden Dokument ein nachvollziehbarer Archivvorgang: Originaldatei, erkannte Daten, Zielklasse und Verarbeitungsstatus bleiben zusammen.
Kontrolle im laufenden Betrieb
Profile können zunächst mit einer einzelnen Datei getestet werden. Ausführungsprotokolle zeigen anschließend, welche Dokumente verarbeitet wurden, ob Fehler aufgetreten sind und wie viele KI-Credits eingesetzt wurden. Für Fehlerfälle und nicht eindeutig zuordenbare Dokumente lassen sich klare Regeln festlegen, damit keine Datei unbemerkt verloren geht.
Datenschutz und Datenhoheit
Bei sensiblen Dokumenten ist nicht nur die Automatisierung entscheidend, sondern auch die kontrollierbare Verarbeitung. Document Extract NG ist in die inoxision NG Plattform eingebunden und verarbeitet die Ergebnisse direkt im definierten Archivprozess. Welche Profile, Quellen und Zugriffsrechte verwendet werden, bleibt Teil der eigenen Konfiguration.
KI-Verarbeitung in Deutschland: Nach aktueller Produktinformation (Stand Juli 2026) setzt inoxision für Document Extract NG auf ein in Deutschland betriebenes KI-Modell in einem deutschen Rechenzentrum. Die Verarbeitung erfolgt nicht über globale KI-Plattformen. So bleiben Datenverarbeitung, Betrieb und Zuständigkeiten in einer klar definierten deutschen Infrastruktur.
Für den Betrieb sind eine aktive Softwarepflege, aktivierte KI-Credits und die passende Konfiguration erforderlich. Die konkrete Ausgestaltung sollte mit einem autorisierten inoxision Fachhandelspartner abgestimmt werden.
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