Mit Release 2026090401 erweitert inoxision die Steuerungs- und Administrationsmöglichkeiten der Belegfreigabe in inoxision NG. Fachliche Verantwortlichkeiten lassen sich gezielter verteilen: Ausgewählte Anwender können Benutzer, Gruppen und Regeln direkt in der App verwalten, ohne dafür Zugang zur zentralen Management-Oberfläche zu benötigen. Erweiterte Zuweisungsregeln bilden unterschiedliche Fallkonstellationen präziser ab und können je Regel einen definierten zweiten Freigeber berücksichtigen.
Die Belegfreigabe wird in einer stetig wachsenden Zahl von Installationen eingesetzt. Anwender aus bestehenden inoxision-classic-Umgebungen gewinnen mit NG zusätzliche Möglichkeiten, ihre Abläufe flexibel und mit hoher Verarbeitungsgeschwindigkeit abzubilden. In neuen Projekten schafft die Plattform eine moderne Grundlage, auf der sich Dokumentenprozesse an Organisation, Rollen und vorhandene Systeme anpassen lassen.
Verwaltung direkt in der Belegfreigabe delegieren
Ab Version 2026090401 kann die Verwaltung von Benutzern, Gruppen und Regeln auch an Anwender delegiert werden, die selbst keinen Zugang zur Management-Oberfläche haben.
Die entsprechenden Berechtigungen werden bei der Konfiguration der Rollen im Modul Belegfreigabe festgelegt. Berechtigte Anwender finden die Verwaltungsfunktionen anschließend direkt in der Belegfreigabe-App.
Damit können fachlich verantwortliche Personen die benötigten Einstellungen näher am täglichen Prozess verwalten, ohne dafür Zugriff auf die zentrale Management-Oberfläche zu benötigen.
Zuständigkeiten präziser abbilden
Mit dem neuen Release werden auch die Zuweisungsregeln deutlich erweitert. Bedingungen können jetzt über UND- und ODER-Verknüpfungen kombiniert werden. Gemeinsam mit den bereits verfügbaren benutzerdefinierten Feldern entsteht dadurch zusätzliche Freiheit bei der Abbildung unterschiedlicher Unternehmensstrukturen.
Eine Zuweisung kann beispielsweise vom Lieferanten, von einem bestimmten Artikel oder einer Artikelgruppe sowie von einem festgelegten Rechnungswert abhängen. Mehrere Kriterien lassen sich miteinander verbinden: So kann eine Rechnung eines bestimmten Lieferanten bei einer ausgewählten Artikelgruppe und ab einem definierten Wert gezielt an andere zuständige Personen geleitet werden.
Abhängig von der Konfiguration können auch Informationen in das Routing einfließen, die zuvor mit KI-Unterstützung aus einem Dokument ermittelt und als Prozessdaten bereitgestellt wurden. Dadurch lassen sich selbst Prozesse mit vielen fachlichen Kriterien übersichtlich und flexibel steuern.
Feste Freigeber für die zweite Freigabe
Für die zweite Freigabe können jetzt je Regel abweichende beziehungsweise feste Freigeber bestimmt werden. Dabei lässt sich festlegen, welche Benutzer oder Gruppen die zweite Entscheidung im jeweiligen Fall übernehmen.
Ein höherer Rechnungswert, ein bestimmter Lieferant oder eine besondere Artikelgruppe kann damit gezielt zu einer dafür verantwortlichen Person oder Gruppe führen. Die bereits vorhandenen Möglichkeiten für Vier-Augen-Prinzip, Vertretungen, Abwesenheiten und Eskalationen werden um diese differenzierte Steuerung ergänzt.
Bestehende Prozesse bleiben unverändert nutzbar
Alle Änderungen sind rückwärtskompatibel. Bestehende Regeln und Freigabeprozesse können ohne zusätzliche Anpassungen oder Migrationen weiter genutzt werden. Die neuen Funktionen stehen nach dem Update zur Verfügung und können dort ergänzt werden, wo feinere Zuständigkeiten benötigt werden.
Der 1. Januar 2027 rückt näher
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 können alle Rechnungsaussteller noch sonstige Rechnungen verwenden. Ab 2027 läuft diese allgemeine Übergangsregel aus. Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro und für bestimmte EDI-Verfahren bestehen Übergangsregelungen bis Ende 2027.
Damit rückt bei immer mehr Unternehmen nicht nur das richtige Rechnungsformat in den Mittelpunkt. Ebenso wichtig wird die Frage, wie eingehende Rechnungen geprüft, den zuständigen Personen zugewiesen, freigegeben und anschließend an Finanzbuchhaltung oder ERP übergeben werden.
Die Belegfreigabe als Teil der inoxision NG Plattform
Die Belegfreigabe ist kein isolierter Einzelschritt. inoxision NG verbindet den Rechnungseingang mit weiteren Werkzeugen und Prozessen. Die Anbindung an das Peppol-Netzwerk unterstützt den strukturierten Austausch von E-Rechnungen. Flexible Funktionen für E-Rechnungen helfen bei Validierung, Visualisierung und Weiterverarbeitung.
Mit Workflow Designer NG lassen sich Abläufe an individuelle Unternehmensstrukturen, Zuständigkeiten und angebundene Systeme anpassen. App Designer NG ermöglicht es, passende dokumentenzentrierte Fachanwendungen und Arbeitsoberflächen für die beteiligten Anwender zu gestalten. So kann aus dem Rechnungseingang ein durchgängiger Prozess bis zur Freigabe, Übergabe und nachvollziehbaren Ablage entstehen.
Mehr zum grundlegenden Ablauf beschreibt unser Beitrag E-Rechnungsfreigabe NG: Aus Pflicht wird ein durchgängiger Prozess. Eine neutrale Einführung in Rollen, Prüfungen und Freigaben bietet außerdem E-Rechnungen richtig organisieren: Prozesse, Rollen und Freigaben auf E-Rechnung Praxis.
Fragen zum Update, zur passenden Konfiguration und zur Umsetzung im eigenen Unternehmen beantwortet der betreuende autorisierte inoxision Fachhandelspartner. Unternehmen ohne bestehenden Ansprechpartner finden Unterstützung über die inoxision Partnersuche.
Als offizielle Quelle zu den gesetzlichen Übergangsregelungen dient die FAQ des Bundesministeriums der Finanzen zur E-Rechnung.
Produktinformationen, Stand: 4. September 2026. Verfügbare Funktionen hängen von Version, Lizenz, Konfiguration und Systemumgebung ab.