Ihre Buchhaltung prüft Rechnungspflichtangaben schon heute – bei Papierbelegen ebenso wie bei PDF-Rechnungen. Mit strukturierten E-Rechnungen lässt sich diese Arbeit gezielter durch automatisierte Prüfungen und Hinweise unterstützen.
inoxision NG verbindet dafür die enthaltene technische Validierung mit der Möglichkeit, über die optionale valitool-Anbindung zusätzliche steuerbezogene Prüfhinweise einzubeziehen.
Technische Validierung direkt im Rechnungsprozess
inoxision NG prüft unterstützte E-Rechnungen anhand der zum jeweiligen Format und Profil gehörenden technischen Regeln auf Basis der EN 16931. Dabei geht es unter anderem um die Rechnungsstruktur, vorgeschriebene Datenfelder, zulässige Codes und Rechenbeziehungen.
Die technischen Prüfkomponenten werden von inoxision zentral gepflegt. So werden technische Auffälligkeiten im Verarbeitungsprozess sichtbar; Rechnungsdaten lassen sich verständlich anzeigen und für die weitere Bearbeitung nutzen.
Eine erfolgreiche technische Validierung ist keine vollständige fachliche oder steuerliche Freigabe. Sie erfüllt eine andere Aufgabe. Auch technisch geprüfte Angaben müssen für den tatsächlichen Geschäftsvorgang richtig sein.
Optional: zusätzliche Prüfhinweise mit valitool
Für Unternehmen mit zusätzlichen Prüfanforderungen lässt sich valitool optional in inoxision NG einbinden. Die ergänzenden regelbasierten Prüfungen berücksichtigen umsatzsteuerliche Rechnungsanforderungen und liefern Hinweise auf mögliche Auffälligkeiten.
Damit unterstützen sie Mitarbeitende bei Aufgaben, die heute häufig anhand des sichtbaren Rechnungsbelegs bearbeitet werden. Es geht nicht darum, die fachliche Prüfung durch ein weiteres „grünes Häkchen“ zu ersetzen. Es geht darum, der Buchhaltung gezielte Hinweise für ihre Prüfung zu geben.
Technische Validierung und zusätzliche steuerbezogene Prüfungen ergänzen sich – mit unterschiedlichen Schwerpunkten und teilweise überschneidenden Prüfinhalten.
Beispiel: Hinweis auf einen fehlenden Leistungszeitpunkt
Im gezeigten Beispiel beanstandet valitool die strukturierte Angabe des Liefer- beziehungsweise Leistungszeitpunkts. Als betroffene Information wird das tatsächliche Lieferdatum, BT-72, genannt.
inoxision NG stellt den Befund mit Bezug auf die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben verständlich dar. Der Hinweis erläutert mögliche Angaben als Datum oder Rechnungsperiode auf Belegebene beziehungsweise als Zeitraum auf Positionsebene und fordert dazu auf, die Erforderlichkeit im konkreten Geschäftsvorgang zu prüfen.
Für die Buchhaltung entsteht daraus ein konkreter Prüfauftrag: Ist die Angabe für diesen Geschäftsvorgang erforderlich und korrekt enthalten? Stimmen die Daten mit den Geschäftsunterlagen überein? Muss beim Aussteller eine berichtigte Rechnung angefordert werden?
Die Darstellung unterscheidet die Befunde und bietet eine Handlungsempfehlung. Eine Empfehlung zur Ablehnung ist dabei keine automatische rechtliche Entscheidung. Die zuständigen Mitarbeitenden beurteilen den Sachverhalt und bestimmen die weitere Bearbeitung.
Die Entscheidung bleibt in der Fachabteilung
Ist die berechnete Leistung richtig? Passt die Rechnung zum Geschäftsvorgang? Sind die steuerlichen Angaben für diesen Fall zutreffend? Diese Fragen erfordern weiterhin die fachliche Beurteilung.
Die Rolle der Software ist klar: Daten bereitstellen, regelbasierte Prüfungen durchführen und Auffälligkeiten sichtbar machen. Die Buchhaltung bewertet die Hinweise; die zuständigen Personen entscheiden über die weitere Bearbeitung und Freigabe.
Mit der Belegfreigabe und konfigurierbaren Abläufen in inoxision NG lässt sich diese Prüfung in einen zusammenhängenden Rechnungsprozess einordnen – vom Eingang bis zur Übergabe an die Unternehmenssoftware (ERP) oder Finanzbuchhaltung (FiBu).
Pflichtangaben richtig einordnen
Das BMF empfiehlt in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2026, die Zuordnungstabelle von KoSIT und FeRD in ihrer jeweils aktuellen Version zugrunde zu legen. Sie zeigt, welche umsatzsteuerliche Pflichtangabe welchem strukturierten Rechnungsfeld zugeordnet wird.
Was diese Tabelle leistet und warum technische Validierung und fachliche Rechnungsprüfung unterschiedliche Aufgaben haben, erklärt unser begleitender Artikel auf E-Rechnung Praxis: Pflichtangaben in E-Rechnungen – was die Buchhaltung prüfen muss und wie Software unterstützt.
Mehr Unterstützung, klare Verantwortung
inoxision NG schafft die technische Grundlage. Die optionale valitool-Anbindung ergänzt Prüfhinweise für die Finanzabteilung. Ihre Mitarbeitenden behalten die fachliche Entscheidung.
Besprechen Sie mit Ihrem autorisierten inoxision Partner, welche zusätzlichen Prüfungen für Ihren Rechnungsprozess sinnvoll sind.
Quellen und Informationsstand
- inoxision NG: Plattform und Rechnungsprozesse.
- Zentrale Pflege der inoxision-Prüfkomponenten.
- valitool: Anbieterinformationen zum Prüfumfang.
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, insbesondere Randnummern 8–9 und 22–23.
Informationsstand: 29. Oktober 2026. Produktinformationen von inoxision und valitool. Der verfügbare Prüfumfang hängt von Version, Lizenz und Konfiguration ab. Automatisierte Ergebnisse garantieren weder steuerliche Ordnungsmäßigkeit noch die Berechtigung zum Vorsteuerabzug.