Die E-Rechnung hat mehr verdient als einen E-Mail-Anhang. Ihr Prozess beginnt vor dem Versand und geht nach dem Empfang weiter: Rechnungsdaten übernehmen, Belege prüfen, Freigaben organisieren und Informationen an die Unternehmenssoftware (ERP) und die Finanzbuchhaltung (FiBu) übergeben. inoxision NG bietet die Werkzeuge, um diese Schritte miteinander zu verbinden.
Auch der Übertragungsweg gehört dazu. Peppol ist das internationale Netzwerk für den sicheren, standardisierten Austausch elektronischer Geschäftsdokumente zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern. Es verbindet eindeutige Adressierung, gemeinsame Dokumentregeln und gesicherte Kommunikation von System zu System.
Eine Peppol-Adresse für jedes Unternehmen
Wir bei inoxision finden: Jedes Unternehmen sollte eine Peppol-Adresse haben, um darüber Belege empfangen zu können. Vom Kleinunternehmer bis zum Mittelstand wollen wir den Zugang zum Netzwerk einfach ermöglichen.
Deshalb erhalten Anwender von inoxision NG mit aktiver Softwarepflege oder einem inoxision-NG-Abo auf Wunsch den Peppol-Zugang ohne Aufpreis. 1.000 Peppol-Belege pro Monat legen wir kostenfrei dazu. Das enthaltene Belegvolumen umfasst Versand und Empfang zusammen. Darüber hinausgehendes Volumen wird gesondert berechnet.
Die eigene Peppol-Adresse ist der Einstieg. Für den Austausch muss auch der jeweilige Geschäftspartner im Netzwerk erreichbar sein und den betreffenden Dokumenttyp unterstützen. Unsere Empfehlung für eine eigene Adresse ist keine Aussage über eine allgemeine gesetzliche Peppol-Pflicht in Deutschland.
Registrierung direkt aus inoxision NG starten
Anwender können die Identitätsprüfung zur Registrierung direkt in inoxision NG starten. Dieses Verfahren heißt KYC – „Know Your Customer“ – und dient der Prüfung der Identität im Rahmen der Anmeldung. Die Registrierung ist für den Empfang und den Versand möglich.
Nach erfolgreicher Prüfung und Freischaltung steht der Peppol-Zugang zur Verfügung. Für den Netzwerkaustausch arbeiten wir mit Flowin von Wolters Kluwer als Provider zusammen. Flowin stellt die technische Peppol-Anbindung bereit; inoxision NG verbindet sie mit der weiteren Verarbeitung und den Unternehmensprozessen.
Was Peppol gegenüber dem gewöhnlichen E-Mail-Versand ergänzt
Ein E-Mail-Postfach kann E-Rechnungen empfangen. Ein gewöhnlicher Mailversand bringt aber noch keine gemeinsamen Regeln dafür mit, welche Rechnungsformate der Empfänger unterstützt oder wie technische Prüfungen und Rückmeldungen organisiert werden. Peppol schafft dafür eine standardisierte Grundlage:
- Eindeutige Adressierung: Die Peppol-ID kennzeichnet den Teilnehmer. Verzeichnisdienste liefern Informationen zu dessen Zugang und unterstützten Dokumenttypen.
- Gemeinsame Prüfregeln: Der sendende Access Point prüft ausgehende Nachrichten gegen die geltenden Peppol-Spezifikationen.
- Gesicherte Kommunikation: Zertifizierte Zugangsdienste arbeiten nach gemeinsamen technischen und organisatorischen Regeln und nutzen digitale Zertifikate.
- Unabhängige Anbieterwahl: Absender und Empfänger müssen nicht denselben Provider verwenden.
Das Prinzip heißt Vier-Ecken-Modell: Das System des Absenders übergibt die Rechnung an seinen Zugangsdienst, den Access Point. Dieser übermittelt sie an den Access Point des Empfängers, der sie dem angebundenen Zielsystem bereitstellt.
Rechnungsformat und Übertragungsweg haben dabei unterschiedliche Aufgaben: Das Format beschreibt die strukturierten Daten, Peppol organisiert ihren standardisierten Austausch. Eine technische Übertragungsbestätigung bedeutet noch keine fachliche Freigabe oder Anerkennung der Rechnung.
Die E-Rechnung endet nicht mit dem Empfang
Der eigentliche Nutzen entsteht, wenn die strukturierten Rechnungsdaten in die Unternehmensprozesse einfließen. inoxision NG ermöglicht beispielsweise:
- eingehende E-Rechnungen lesbar darzustellen und technisch zu validieren,
- Daten auszulesen und Belege dem passenden Vorgang zuzuordnen,
- Prüf- und Freigabeschritte an die zuständigen Personen zu leiten,
- Informationen an angebundene ERP- und FiBu-Systeme zu übergeben,
- Originalbelege, Prüfergebnisse und relevante Prozessinformationen gemeinsam zu archivieren.
Mit dem Workflow Designer NG lassen sich Abläufe über visuelle No-Code-Bausteine gestalten. So kann eine eingehende Rechnung zunächst technisch geprüft, anschließend einer fachlichen Freigabe zugeführt und danach an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Fehler und Rückfragen erhalten einen eigenen Bearbeitungsweg.
Welche Schritte automatisiert werden, richtet sich nach den internen Regeln, der Konfiguration und den angebundenen Systemen. Technische Validierung unterstützt den Ablauf, ersetzt aber keine fachliche, steuerliche oder rechtliche Prüfung.
Auch der Versand beginnt im Unternehmensprozess
Ausgehende Rechnungen entstehen im angebundenen ERP- oder Fakturasystem. inoxision NG übernimmt die strukturierten E-Rechnungen und kann sie in einen weiteren Ablauf einbinden:
- Übernehmen und zuordnen: Rechnung und Empfängerinformationen aus dem Vorsystem verarbeiten.
- Prüfen und ergänzen: Technische Validierung durchführen und bei Bedarf passende rechnungsbegleitende Unterlagen im Workflow ergänzen.
- Über Peppol versenden: Die für den Empfänger geeignete Rechnung über Flowin an dessen Peppol-Zugang übermitteln.
- Rückmeldungen verarbeiten: Technische Statusinformationen dem Vorgang zuordnen und Fehler zur Bearbeitung weiterleiten.
- Nachvollziehbar archivieren: Originalrechnung und relevante Prüf- und Prozessinformationen zusammenhalten.
Ein konkretes Beispiel zeigt unser Beitrag Rechnungsbegleitende Unterlagen automatisch ergänzen.
Wir liefern die Werkzeuge, unsere Fachhandelspartner unterstützen die Umsetzung
Jedes Unternehmen hat eigene Freigaberegeln, Zuständigkeiten und Systemlandschaften. Unsere Fachhandelspartner unterstützen dabei, passende Prozesse aufzusetzen und unterschiedlichste ERP- und FiBu-Systeme über die verfügbaren Schnittstellen anzubinden.
Dazu gehören beispielsweise Datenzuordnung, Fehlerbehandlung, Freigabelogik und Übergaben an die Buchhaltung. So lässt sich der Netzwerkzugang schrittweise zu einem durchgängigen Rechnungsprozess ausbauen.
Der Peppol-Zugang ohne Aufpreis und das monatliche Kontingent von 1.000 Belegen gelten bei aktiver Softwarepflege oder einem inoxision-NG-Abo. Individuelle Beratung, Prozessgestaltung und Systemanbindung durch den Fachhandelspartner werden davon getrennt vereinbart.
Peppol und E-Mail im passenden Zusammenspiel
In Deutschland ist Peppol für B2B-Rechnungen derzeit nicht allgemein vorgeschrieben. Das Bundesfinanzministerium nennt unterschiedliche Übertragungswege; für die reine Empfangsbereitschaft genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. inoxision NG unterstützt auch diesen Weg.
Peppol ergänzt ihn um einen standardisierten Netzwerkzugang. Unternehmen können diesen für erreichbare Geschäftspartner nutzen und weitere Eingangskanäle in ihre Verarbeitung einbeziehen. Wie sinnvoll eine eigene Peppol-Adresse gerade für kleinere Unternehmen ist, erläutert Eine Peppol-Adresse für jedes Unternehmen? Was dafür spricht auf E-Rechnung Praxis.
Eine eigene Peppol-Adresse ist der Einstieg. Durchgängige Unternehmensprozesse machen den Unterschied. Starten Sie die Registrierung in inoxision NG und sprechen Sie für die Gestaltung Ihrer Abläufe mit Ihrem inoxision-Fachhandelspartner. Weitere Informationen zur Plattform finden Sie auf inoxision.de.
Quellen und Informationsstand
- OpenPeppol: Netzwerkarchitektur, Adressierung und Sicherheit
- OpenPeppol: Informationen für Anwender
- Flowin: Peppol-Anbindung für Softwareanbieter
- Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung
Informations- und Angebotsstand: 17. September 2026. Produkt- und Angebotsangaben von inoxision. Verfügbare Funktionen hängen von Version, Lizenz, Konfiguration und Systemumgebung ab.