Workflow Designer NG ist die Low-Code-Prozessplattform innerhalb von inoxision NG. Er verbindet eine serverseitige Workflow-Engine mit integriertem Dokumentenmanagement, Web-Formularen, Apps und offenen Schnittstellen. Unternehmen müssen diese Funktionen dadurch nicht für jeden Prozess aus getrennten Systemen zusammensetzen. Eine Rechnung kann geprüft, eine Anfrage als Vorgang angelegt und ein ERP-System automatisch über das Ergebnis informiert werden.
Vom Archiv zur Prozessplattform
Viele Anwender kennen inoxision vor allem als Archivierungslösung. Mit inoxision NG bildet diese verlässliche Dokumentenbasis zugleich den Ausgangspunkt für durchgängige Prozesse: Dokumente, Formulareingaben und Daten aus Fachanwendungen können Prüfungen oder Folgeprozesse auslösen; Metadaten steuern Zuständigkeiten und Rückmeldungen aus ERP- oder Fachanwendungen fließen in denselben Vorgang zurück.
Der Workflow Designer NG läuft dabei nicht neben dem Archiv, der Dokumentenanzeige oder den Fachanwendungen aus dem App Designer NG. Er greift direkt auf diese Plattformdienste zu. Ein Prozess kann deshalb ein Dokument anzeigen, seine Daten verarbeiten, einen App-Eintrag aktualisieren und den nächsten Schritt auslösen, ohne die inoxision NG Umgebung zu verlassen.
Prozesse grafisch modellieren
Auf der Arbeitsfläche wird aus dem fachlichen Ablauf ein ausführbares Modell. Ein Auslöser startet den Prozess; danach folgen Aktionen, Prüfungen und Ergebnisse. Die Bausteine werden per Drag-and-drop verbunden. Bedingungen bilden Entscheidungen ab, Schleifen verarbeiten Listen oder Treffermengen und Teil-Workflows kapseln Abschnitte, die an mehreren Stellen benötigt werden.
Ein Start kann manuell erfolgen, zeitgesteuert sein oder durch ein Ereignis ausgelöst werden, etwa durch eine Datei in einem überwachten Ordner, ein ausgefülltes Web-Formular oder einen Aufruf aus einem anderen System. Das Ergebnis kann beispielsweise ein archivierter und verschlagworteter Beleg, eine Benachrichtigung, ein neuer Datensatz in einer Fachanwendung oder eine Rückmeldung an ein Drittsystem sein.
Eine Plattform statt mehrerer Einzellösungen
Dokumentenmanagement, Formulare, Prozessautomatisierung und Integrationswerkzeuge werden häufig als getrennte Systeme betrieben. Workflow Designer NG vereint diese Aufgaben auf der inoxision NG Plattform. Je nach Prozess können dadurch separate Automatisierungs- oder Formulardienste und die dazugehörigen Datenübergaben entfallen. Ein Rechnungseingang wird beispielsweise eingelesen, mit Daten ergänzt, einer Freigabe zugeordnet und an die Finanzbuchhaltung gemeldet. Eine Formularanfrage legt direkt einen Vorgang an und informiert die zuständigen Personen.
Dieselben Bausteine lassen sich auch für interne Serviceprozesse, Qualitätsmeldungen, Vertrags- und Fristenprozesse oder individuelle Unternehmensanwendungen kombinieren. Dokumente können dabei beteiligt sein, müssen aber nicht den Ausgangspunkt des Workflows bilden.
Mehr als 80 Bausteine für durchgängige Abläufe
Der Workflow Designer NG stellt mehr als 80 Bausteine bereit. Sie decken die Kette vom Auslöser über Verarbeitung und Entscheidungen bis zum Ergebnis ab. Mehr als 45 Vorlagen zeigen typische Kombinationen, darunter Rechnungseingang, Stapelverarbeitung, Fristenkontrolle und formularbasierte Abläufe. Sie können als Ausgangspunkt übernommen und an den eigenen Prozess angepasst werden.
Auslöser
Workflows können manuell, nach Zeitplan, durch neue Dateien, Formulare oder eingehende Webhooks gestartet werden. Ein nächtlicher Abgleich, eine bereitgestellte Datei und eine Anfrage aus einem Kundenportal nutzen damit dieselbe Engine, aber jeweils den passenden Auslöser. Auch Teil-Workflows lassen sich gezielt aus anderen Abläufen aufrufen.
Logik und Ablaufsteuerung
Bedingungen, Mehrwege-Entscheidungen, Schleifen, numerische Folgen, Sortierung, Begrenzung, Deduplizierung, Batch-Aufteilung und Warte-Schritte bilden die Prozesslogik. Variablen können für einen Schritt oder den gesamten Lauf gesetzt, Daten gesammelt und gemeinsame Abschnitte als Teil-Workflow wiederverwendet werden. Dadurch muss beispielsweise eine wiederkehrende Prüfung nur an einer Stelle gepflegt werden.
Dokumente, Dateien und E-Rechnungen
Bausteine suchen und laden Dokumente, archivieren neue Unterlagen, ändern Metadaten oder erzeugen Freigabe-Links. PDFs lassen sich zusammenführen, aufteilen und mit Wasserzeichen versehen; Barcodes und QR-Codes können gelesen oder erzeugt werden. Für E-Rechnungen stehen Funktionen zum Lesen, Erstellen, Konvertieren sowie zum Einbetten und Extrahieren von Anhängen bereit. Auch Klassifizierung und Datenextraktion mit Document Extract NG können in den Ablauf einbezogen werden.
Daten und Integration
JSON, XML, CSV und weitere strukturierte Daten können verarbeitet, umgeformt und berechnet werden. Für Integrationen stehen HTTP und REST, Webhooks sowie direkte Datenbankabfragen bereit. Dateiablagen lassen sich unter anderem über SFTP, SMB, WebDAV und S3-kompatible Speicher anbinden; E-Mail und Kalender über SMTP, IMAP, Microsoft 365 und CalDAV. Für Sonderlogik steht ein abgeschirmter JavaScript-Baustein zur Verfügung, für SoftENGINE WEBWARE eine eigene Integration.
Formulare, Apps und Ergebnisse
Mit dem integrierten Form-Builder lassen sich mehrstufige Web-Formulare erstellen. Dazu gehören Pflichtfelder, bedingte Felder, Datei-Uploads und ein Unterschriftenfeld. Formulare können öffentlich, nach Anmeldung oder über einmal verwendbare Links bereitgestellt werden und starten nach dem Absenden den passenden Workflow. Der Ablauf kann anschließend App-Einträge lesen oder ändern, Nachrichten versenden, Dateien speichern und dem aufrufenden System eine strukturierte Antwort liefern.
Mehr als eine grafische Zeichenfläche: die Workflow-Engine
Hinter dem grafischen Modell arbeitet eine serverseitige Ausführungs-Engine. Sie löst Variablen und Datenpfade auf, steuert Bedingungen und Schleifen, verarbeitet Teil-Workflows und führt jeden Schritt in der vorgesehenen Reihenfolge aus. Der Canvas ist damit nicht nur eine Darstellung des Prozesses, sondern die direkt ausführbare Definition des Ablaufs.
Jeder Lauf besitzt einen eigenen Kontext mit den Daten des Auslösers, den Variablen und den Ergebnissen vorgelagerter Bausteine. Status, Laufzeit und Ausgabe werden für jeden Schritt protokolliert. Scheitert ein Ablauf, bleibt der Fehler dadurch dem betroffenen Baustein und der konkreten Ausführung zugeordnet.
Die Engine läuft innerhalb der inoxision NG Umgebung und greift unter einem festgelegten Benutzer auf Dokumente und Anwendungen zu. Bestehende Berechtigungen gelten damit auch für automatisierte Schritte. Zugangsdaten werden verschlüsselt in einem zentralen Tresor verwaltet und beim Export eines Workflows nicht im Klartext mitgegeben. Versionen, Simulation und die zentrale Ausführungshistorie unterstützen Teams dabei, Änderungen kontrolliert einzuführen und Fehler bis zum betroffenen Baustein zurückzuverfolgen.
Offen für APIs, Datenbanken und vorhandene Infrastruktur
Workflow Designer NG ist nicht auf vorgefertigte Produkt-Connectoren beschränkt. Systeme mit einer erreichbaren HTTP- oder REST-Schnittstelle können über den generischen API-Baustein angesprochen werden. Eingehende Webhooks starten Prozesse, ausgehende Webhooks und HTTP-Aufrufe übergeben Daten oder Ergebnisse an andere Anwendungen.
- Web-APIs: HTTP und REST, eingehende und ausgehende Webhooks sowie gängige Authentifizierungsverfahren
- Datenbanken: SQLite, PostgreSQL, Microsoft SQL Server und MySQL
- Dateien und Speicher: lokale Pfade, FTP/FTPS, SFTP, SMB, WebDAV und S3-kompatible Speicher
- E-Mail und Kalender: SMTP, IMAP, Microsoft 365 über Microsoft Graph und CalDAV
- ERP und Fachanwendungen: generische API- und Datenbankanbindung sowie ein eigener Baustein für SoftENGINE WEBWARE
Die Workflows werden auf der inoxision NG Plattform ausgeführt, auf der auch Dokumente, Apps und Berechtigungen liegen. Für Archivzugriffe ist daher kein Umweg über eine externe Automatisierungs-Cloud erforderlich. Fachliche Anwender sehen den Ablauf im Canvas; technische Integratoren konfigurieren Authentifizierung, Datenformate und Rückgaben direkt am jeweiligen Baustein.
Datenmengen verarbeiten, Änderungen kontrollieren
Paginierte Archivabfragen holen große Treffermengen portionsweise, statt sie vollständig in den Arbeitsspeicher zu laden. Batch-Bausteine teilen Listen in definierte Pakete; Schleifen verarbeiten die Einträge nacheinander und können Ergebnisse sammeln oder aggregieren. Damit lässt sich derselbe Ablauf von einzelnen Vorgängen auf regelmäßig anfallende Bestände übertragen, ohne die Prozesslogik neu zu bauen.
Vor der produktiven Ausführung kann ein kompletter Workflow simuliert oder gezielt nur bis zu einem ausgewählten Baustein ausgeführt werden. Schreibende Schritte wie Archivieren, Dokumentänderung, das Schreiben oder Löschen von Dateien und der Mailversand erzeugen dabei Testausgaben, ohne die vorgesehenen Änderungen tatsächlich auszuführen. Einzelne Bausteine lassen sich zusätzlich deaktivieren und später wieder zuschalten.
Im eigenen Netzwerk oder als Cloud-Lösung
inoxision NG kann auf Windows, als Linux-Appliance, auf geeigneten Synology-Systemen oder als Cloud-Lösung betrieben werden. Workflows lassen sich dadurch dort ausführen, wo Dokumente, Datenbanken, Netzlaufwerke und angebundene Fachsysteme erreichbar sind. Welche Plattform, Leistungsausstattung und Lizenzierung erforderlich sind, richtet sich nach Datenmenge, Integrationen und gewünschtem Betriebsmodell.
Ein geeigneter erster Workflow
Für den Einstieg eignet sich ein Ablauf mit klarem Startpunkt und überprüfbarem Ergebnis: Eine Formularanfrage soll vollständig im zuständigen Vorgang ankommen, Unterlagen sollen automatisch zugeordnet oder Rechnungsdaten an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Ist dieser Weg getestet und protokolliert, können weitere Entscheidungen, Systeme und Teil-Workflows ergänzt werden.
Vertiefend: Wie eine Low-Code-Plattform E-Rechnungsprozesse im Eingang und Ausgang automatisiert.
Weiterführend: Praxisworkflow: Rechnungsbegleitende Unterlagen automatisch ergänzen, Workflows sicher automatisieren und inoxision NG im Überblick.
Produktinformationen, Stand: Juli 2026. Verfügbare Funktionen hängen von Version, Lizenz, Konfiguration und Systemumgebung ab. Die passende Ausbaustufe sollte mit einem autorisierten inoxision Fachhandelspartner abgestimmt werden.